Requisição

O processo inicial de compras começa com uma requisição ou ordem de serviço.

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A requisição pode nascer de um sistema ERP ou pode ser criada dentro do ME. Atualmente temos os seguintes cenários:

• Requisição criada no ERP do cliente e enviada para o ME através dos seguintes endpoints:
  • POST Create a request.
  • PUT Update a request based on the requestId.
• Requisição criada no ME e enviada para o ERP do cliente: neste caso o Comprador efetua consultas através dos endpoints GET disponíveis na REQUEST API, além de receber notificações via webhook, quando uma requisição for aprovada ou tenha seu status modificado (neste caso ele também efetua GET em alguma das APIs para consultar).

Criação de uma requisição

A requisição de compras pode ser criada por usuários que tenham a TAG de integração cadastrada no portal. Esta TAG de integração deve ser informada no campo integrationTag ao criar uma requisição através do endpoint POST Creates a request.

📘 Nota

A configuração de perfil, feita através do portal, define quem pode criar uma requisição de compras. De forma padrão, a requisição pode ser criada pelo perfil requisitante.

A requisição é a primeira etapa no fluxo do processo de compras:

Quando se trata de uma requisição de catálogo, também chamada de consumo de itens de contrato, não temos a Cotação no fluxo:

Quando existe um **contrato ** atrelado ao item que o comprador está requisitando, o Pré-pedido pode ser criado automaticamente (ou pelo próprio comprador) sem passar pelo processo de negociação (cotação):

• O campo que faz este relacionamento é o isCreatedPreOrderAutomatically na CONTRACTS API.

Quando não existe um contrato associado ao item, o comprador precisa abrir uma cotação, para receber as repostas dos fornecedores e assim emitir o Pré-pedido/ Pedido.

Saiba mais sobre Pré-pedido.

Particularidades da requisição

Tipos de requisição

Cada requisição pode ser de um tipo específico (campo category na REQUESTS API). Exemplos: contrato, catálogo, normal, locação, especial e emergencial.

Status da requisição

A requisição pode ter os seguintes status:

• 0 = Submitted (A requisição entra com este status no ERP)
• 1 = Approved
• 3 = Canceled
• 123 = ERP INCONSISTENCY
• 124 = WAITING FOR ERP INTEGRATION
• 125 = WAITING FOR ERP APPROVAL

Itens

A requisição é criada selecionando os itens que irão compor aquela requisição, ou seja, os produtos e/ou serviços. Podemos imaginar como um carrinho de compras de um portal.

Na lista com os itens da requisição são informados todos os detalhes daquele produto, como: quantidade, preço estimado, data esperada, unidade de medida, tipo de classificação contábil, entre outros detalhes.

Para consultar a lista de itens de uma requisição, use o endpoint: GET Get a list of request items.

Esta consulta retorna o código do status (campo status) de cada item da requisição:

• null = In pending purchase
• 0 = In pending purchase
• 19 = Awaiting ERP approval
• 20 = In order at the ERP
• 3 = In quotation
• 5 = In Pre-Order
• 1 = In Order
• 6 = Cancelled

Objetos de custo

Durante a criação de uma requisição podemos informar um ou mais objetos de custo e realizar o rateio para os objetos de custo selecionados, dividindo por quantidade, porcentagem ou valor.

Exemplo: Item com quantidade = 10
Rateio:

• Centro de Custo 3030 quantidade = 5
• Centro de Custo 4040 quantidade = 3
• Centro de Custo 2020 quantidade = 2

Para consultar os objetos de custo de um item específico de uma requisição, use o endpoint: Get request item cost object.

Para consultar a lista de todos os objetos de custo de todos os itens de uma requisição específica, use o endpoint: Get the entire list of cost objects.

Aprovadores

Depois de criar uma requisição, ela passa pelo fluxo de aprovação no sistema do cliente. A aprovação de uma requisição é feita geralmente pelo superior daquele requisitante e seria uma primeira etapa de aprovação (em pedido de compras ocorre outra aprovação) e serve para verificar a necessidade de compra daquele item.

Eventualmente a aprovação pode ocorrer apenas no ME e ser enviada para o ERP já aprovada apenas para refletir o documento. Nestes casos, o cliente deverá devolver para o ME um dos seguintes status:

• 1 = Approved: se a requisição foi criada com sucesso e/ou está aprovada.
• 125 = WAITING FOR ERP APPROVAL: se a requisição foi criada com sucesso e está pendente de aprovação.
• 123 = ERP INCONSISTENCY: se a requisição não tiver sido criada, juntamente com o motivo da inconsistência no campo note.

Para consultar a lista de aprovadores de uma requisição, use o endpoint: GET Get a list of request approvers.

Requisição aprovada e pendente de compra

Depois que a requisição é aprovada, ela fica pendente de compra até o momento em que a área de suprimentos fizer o pré-pedido/ pedido de compras.

A Pendência de compras é a lista de itens dentro da requisição que o comprador vai analisar e selecionar os itens a serem cotados. Cada item da requisição pode seguir um processo de negociação diferente.

Configuração da carteira de produtos

Cada comprador pode ter a sua carteira de produtos fazendo com que requisições específicas cheguem para uma determinada área/grupo de compra. Com isso, só um grupo de compradores visualiza aquela requisição.

As etapas da configuração da carteira de produtos são:

1. Um produto é relacionado a um grupo de produtos efetuando os cadastros dos campos grupo de produto (clientGroupId) e produto (clientReferenceProductId) na criação de produtos e de requisição:
   1. POST Create a product
   2. POST Create a request
      Durante a integração são enviados todos os valores. Dessa forma, se o produto ou grupo de produto não existem, então eles são criados neste momento.
2. O grupo de produto juntamente com o usuário são associados a uma permissão de compras. Estas **permissões ** podem ser feitas através do endpoint: POST Create a product dentro do nó permissions, conforme imagem a seguir:

Dessa forma, as pendências dos compradores (ou seja, os itens da requisição) são separadas com base no grupo de produto. Ele também pode usar este campo de grupo de produto para **filtrar ** o que é relevante para ele.